Fehlendes Onboarding – vor allem KMU verschenken viel Potential
17. September 2024
Frisch eingestellt und schon wieder weg: Dieser Alptraum für HR-Abteilungen ist durchaus keine Seltenheit. Häufig ist der Fehler aber hausgemacht, denn viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig es ist, neue Mitarbeiter buchstäblich an Bord zu holen.
Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen messen dem Onboarding noch keine so große Bedeutung zu. Dabei ist viel verloren, wenn neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im ersten Jahr oder vielleicht sogar schon vor dem 1. Arbeitstag wieder kündigen: Viel Zeit, die in die Suche und Bewerbungsgespräche gesteckt wurde, viel Geld für Anzeigen und gegebenenfalls externe Recruiter und dazu kommt noch der Image-Schaden, wenn die Fluktuation der Belegschaft hoch ist.
Guter Onboarding-Prozess bindet Mitarbeiter
Eine Haufe-Studie aus diesem Jahr zeigt, dass es nur bei 25 Prozent der befragten Unternehmen einen zentral organisierten Onboarding-Prozess gibt. Meist gibt es auch kein Geld dafür. Als Personalberatung vertreten wir die Meinung, dass ein guter Onboarding-Prozess eine Menge Potenzial bietet. Das sollte in Zeiten, in denen Firmen um die besten Talente buhlen, nicht unterschätzt werden. Denn auch hier gilt, dass es keine zweite Chance für den ersten Eindruck gibt. Wenn der neue Job in der Anfangsphase nicht überzeugt, ist die Kündigung die logische Folge. Schließlich sind die Beschäftigten heutzutage auch deutlich wechselwilliger als die Generationen vor ihnen.
Dabei braucht es unserer Erfahrung als Personalberater nach gar nicht so viel, damit neue Kolleginnen und Kollegen sich geschätzt und willkommen fühlen. Verlässlichkeit des neuen Arbeitgebers gehört dazu. Daher sollte nach der Zusage für den Job auch schnell der zugehörige Arbeitsvertrag verschickt werden. Außerdem sollte es einen Ansprechpartner geben, der bei Fragen zum Vertrag, aber auch zu Verwaltung oder Technik erreichbar ist.
Onboarding-Apps für einen guten Start
Mittlerweile gibt es eine Reihe von Onboarding-Apps, über die alle wichtigen Informationen zum Unternehmen, beispielsweise was dort in Sachen Nachhaltigkeit oder soziales Engagement passiert, jederzeit verfügbar sind. Über die Apps erhalten neue Kollegen wichtige Unterlagen oder können Trainings absolvieren. Auch über den Ablauf des Onboardings sollten die Personalabteilungen frühzeitig informieren, damit die neuen Beschäftigten wissen, was sie erwartet.
In der Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und erstem Arbeitstag sollte der Kontakt mit den neuen Kolleginnen und Kollegen nicht ganz einschlafen. Ein Willkommensschreiben, bei dem der Onboarding-Prozess vorgestellt wird oder Einladungen zu Firmenevents helfen, dass sich die Neuen gleich als Teil des Unternehmens fühlen.
Team-Vorstellung und Blumen: 1. Arbeitstag gut vorbereiten
Am 1. Arbeitstag sollte der Arbeitsplatz fertig eingerichtet sein, so dass der oder die Neue sich nicht mit Zugängen oder Freischaltungen herumschlagen muss. Im Idealfall gibt es eine Vorstellungsrunde im Team und ein gemeinsames Mittagessen mit den direkten Kollegen. Manche Firmen heißen ihre neuen Mitarbeiter mit kleinen Geschenken willkommen oder mit einem Blumenstrauß. Solche Aufmerksamkeiten unterstreichen ein herzliches Willkommen.
Wichtiger ist es jedoch, dass sich neue Kollegen gut integriert fühlen. Wenn alles neu ist und man noch nicht weiß, an wen man sich wenden muss, hilft ein persönlicher Ansprechpartner sich zu orientieren und schnell einzuleben. Außerdem sollte ein Rundgang durch das Unternehmen und die verschiedenen Abteilungen auf dem Programm stehen, damit frisch dazugekommene Kollegen ihren Arbeitgeber und die Produkte besser kennenlernen.
Cultural Fit muss passen
Neben dem Kennenlernen von Abläufen und Strukturen, sollte die Unternehmenskultur vermittelt werden. Passt der sogenannte Cultural Fit nicht, ist das laut der Haufe-Studie für 28 Prozent der Befragten ein Grund, schnell wieder zu kündigen. Als Personalberater und Headhunter für Führungskräfte achten wir schon bei der Auswahl der Kandidaten darauf, dass die Werte mit denen des Unternehmens zusammenpassen. Spätestens beim Vorstellungsgespräch sollte das auch ein Thema sein, denn die Unternehmenskultur ist neben den direkten Vorgesetzten und dem Team entscheidend dafür, ob sich Beschäftigte mit dem Unternehmen identifizieren. Für ein besseres Miteinander können „Welcome Days“ sorgen, die auch für langjährige Mitarbeiter gute Gelegenheit sind, sich untereinander zu vernetzen.
Ohne eine gute Einarbeitung ist das beste Onboarding jedoch Makulatur. Dazu gehören Trainings in den wichtigsten Programmen und zu wissen, wie das Unternehmen organisiert ist. Selbst wenn alle Informationen im Intranet zu finden sind, ist ein „Buddy“, den man alles fragen kann, eine wertvolle Unterstützung.
Vorgesetzte sollten Feedback einholen
Ein Onboarding-Prozess ist nicht in einer Woche erledigt. Das sollten sich Chefs und Chefinnen immer wieder verdeutlichen. Daher sollte es in den ersten Wochen oder sogar den ersten Monaten regelmäßige Feedback-Gespräche geben. So können Unstimmigkeiten oder auch Erwartungen thematisiert und bestenfalls aufgelöst werden. Denn falsche Erwartungen der neuen Mitarbeiter sind in fast 60 Prozent der Fälle ein Grund dafür, das Unternehmen gleich wieder zu verlassen. In 38 Prozent der Fälle, so die Haufe-Studie, liegt es daran, dass die Chemie mit Team oder der Führungskraft nicht gepasst hat. Auch hier können Feedback-Gespräche viel Unzufriedenheit auffangen. Wichtig ist dafür eine offene Feedbackkultur.
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