Headhunter: Was sie tun, was sie kosten, worauf es ankommt
Ein Geschäftsführer eines Maschinenbauers mit 400 Mitarbeitern sucht seit sieben Monaten einen Vertriebsleiter. Die Stelle steht auf drei Jobportalen. Bewerbungen kommen, aber keine passt. Der Umsatz stagniert, das Team wird unruhig, zwei Leistungsträger sondieren intern bereits den Markt. Er ruft einen Headhunter an.
Acht Wochen später sitzt der neue Vertriebsleiter am Tisch. Er kam von einem Wettbewerber, war nie auf Jobsuche und hätte die Stellenanzeige nie gesehen.
Das ist Headhunting: die gezielte Suche nach Kandidaten, die nicht suchen.
Was ist ein Headhunter?
Ein Headhunter sucht Fach- und Führungskräfte, die bereits in festen Positionen arbeiten und keinen Wechsel planen. Sein Werkzeug ist die Direktansprache: Er ruft an, schreibt persönlich, geht über sein Netzwerk. Die englische Fachbezeichnung dafür lautet Executive Search.
Was das im Arbeitsalltag heißt: Der Headhunter analysiert den relevanten Markt. Er erstellt Zielfirmenlisten, identifiziert potenzielle Kandidaten, spricht sie an. Persönlich, diskret. Er kennt die Branche, die Gehaltsstrukturen, die typischen Wechselmotive. Und er weiß, wo er besser nicht anruft.
Auf einem Jobportal warten Unternehmen darauf, dass sich jemand bewirbt. Ein Headhunter dreht das um. Er geht raus und sucht.
Die Methode stammt aus den USA der 1940er Jahre. Unternehmensberatungen begannen damals, gezielt Führungskräfte für ihre Klienten abzuwerben. In Deutschland kam das in den 1960ern an. Heute arbeiten mehrere tausend Headhunter im deutschsprachigen Raum. Nicht alle auf dem gleichen Niveau.
Headhunter, Personalvermittler, Personalberater: die Unterschiede
Die drei Begriffe landen oft im selben Satz, als meinten sie dasselbe. Tun sie nicht.
Ein Personalvermittler greift auf Bewerberdatenbanken zu. Er hat Profile von Menschen, die aktiv suchen, und bringt sie mit offenen Stellen zusammen. Das funktioniert gut für Positionen, bei denen genug qualifizierte Kandidaten auf dem Markt sind.
Ein Headhunter arbeitet anders herum. Er kontaktiert Kandidaten, die in keiner Datenbank auftauchen, weil sie gar nicht suchen. Der Aufwand ist höher, der Zugang zum Kandidatenkreis dafür exklusiv. Wer über Stellenanzeigen nicht zu erreichen ist, wird es über Direktansprache manchmal doch.
Der Begriff Personalberatung ist der breiteste der drei. Manche Personalberatungen vermitteln aus dem Pool, andere betreiben Executive Search, viele machen beides. Die Bezeichnung allein verrät wenig über die tatsächliche Arbeitsweise. Fragen Sie nach der Methode, bevor Sie nach dem Titel fragen.
Die entscheidende Frage für Ihr Unternehmen: Gibt es für diese Position genug gute Bewerber auf dem offenen Markt? Oder müssen Sie jemanden finden, der derzeit zufrieden in seiner Rolle sitzt?
Bei Schlüsselpositionen im Mittelstand ist es fast immer die zweite Variante.
Headhunter im Mittelstand: eine eigene Disziplin
Die meisten großen Executive-Search-Firmen in Deutschland konzentrieren sich auf Konzerne und börsennotierte Unternehmen. Der Mittelstand tickt anders.
Ein Geschäftsführer mit 300 Mitarbeitern trifft Personalentscheidungen persönlich. Er kennt seine Leute, oft seit Jahrzehnten. Er braucht keinen Berater, der ihm PowerPoint-Decks schickt, er braucht einen, der versteht, wie sein Unternehmen funktioniert.
Dazu kommt: Mittelständler haben selten die Arbeitgebermarke eines Siemens oder einer SAP. Ein Name, den der Kandidat nicht kennt, muss im ersten Gespräch überzeugen. Das gelingt nur, wenn der Headhunter das Unternehmen erklären kann, als wäre er selbst seit zehn Jahren dort.
Branchenkenntnis, kurze Wege, persönliche Verantwortung. Im Mittelstand ist Headhunting keine standardisierte Dienstleistung. Es ist Vertrauenssache.
BECKER + PARTNER arbeitet seit 2002 ausschließlich für den Mittelstand. Unternehmen mit 50 bis 5.000 Mitarbeitern, produzierendes Gewerbe, Maschinenbau, Automotive, Elektrotechnik, Chemie. Berater in ganz Deutschland, Mandate in der gesamten DACH-Region. Das klingt nach Selbstdarstellung. Aber es erklärt, warum 95 Prozent der Auftraggeber aus genau diesem Segment kommen: Wer seit über zwanzig Jahren Mittelständler berät, kennt deren Probleme. Und deren Sprache.
Wann lohnt sich ein Headhunter?
Einen Headhunter braucht man nicht für jede offene Stelle. Die Methode ist aufwändig, sie kostet Geld. Aber es gibt Situationen, in denen Stellenanzeigen und Eigensuche an ihre Grenzen stoßen. Fünf davon sind typisch.
Positionen mit hoher Wirkung. Geschäftsführer, Vertriebsleiter, Produktionsleiter, CFO. Wenn eine Fehlbesetzung sechsstellige Folgekosten nach sich zieht, verlorene Kunden, Kündigungen im Team, Stillstand bei laufenden Projekten, dann relativiert sich das Beratungshonorar schnell.
Ein enger Kandidatenmarkt. In spezialisierten Branchen gibt es manchmal zwanzig, dreißig relevante Kandidaten in ganz Deutschland. Keiner davon liest Jobportale. Deren LinkedIn-Postfach ist voll mit generischen Anfragen, die sie ignorieren. Hier braucht es jemanden, der den richtigen Ton trifft und beim ersten Satz sitzt.
Diskretion. Manchmal soll der aktuelle Stelleninhaber noch nichts erfahren. Oder der Wettbewerb soll nicht wissen, dass eine Schlüsselposition vakant ist. Ein Headhunter arbeitet ohne öffentliche Stellenanzeige, ohne Spuren im Markt.
Gescheiterte Eigensuche. Die Stelle steht seit Monaten offen, die Bewerbungen passen nicht. Die genutzten Kanäle haben den relevanten Kandidatenkreis nicht erreicht. Mehr vom Gleichen hilft hier nicht. Der Suchradius muss sich ändern.
Zeitdruck. Eine vakante Schlüsselposition kostet jeden Tag Geld. Deutlich mehr als das Gehalt, das gerade gespart wird. Die echten Kosten einer Vakanz stecken im entgangenen Umsatz, in aufgeschobenen Entscheidungen, in der Überlastung der verbleibenden Mannschaft.
Umgekehrt: Für eine Sachbearbeiterposition, auf die sich genug qualifizierte Bewerber melden, ist ein Headhunter die falsche Wahl. Die Methode lohnt sich dort, wo konventionelle Wege versagen. Wer das ehrlich einschätzt, spart Geld oder investiert es richtig.
Was kostet ein Headhunter?
Die Frage kommt immer. Und sie ist berechtigt.
Das branchenübliche Modell ist das Erfolgshonorar auf Prozentbasis: der Headhunter erhält 25 bis 33 Prozent des Jahresgehalts des besetzten Kandidaten. Bei einem Geschäftsführer mit 180.000 Euro Jahresgehalt sind das 45.000 bis 60.000 Euro.
Das Modell hat Nachteile. Der Auftraggeber kennt die endgültigen Kosten erst nach der Besetzung. Und es entsteht ein struktureller Anreiz, Kandidaten mit möglichst hohem Gehalt zu platzieren. Ob bewusst oder unbewusst: Wer an einem höheren Gehalt mitverdient, berät anders als jemand, der es nicht tut.
Manche Headhunter verlangen zusätzlich eine Anbahnungsgebühr (Retainer) bei Auftragserteilung, andere arbeiten rein erfolgsbasiert. Einige Verträge enthalten Klauseln für Nachbesetzung bei frühzeitigem Ausscheiden des Kandidaten, andere nicht. Es lohnt sich, genau hinzuschauen.
Die Alternative: ein Festhonorar. Ein vorab vereinbarter Betrag, unabhängig vom Gehalt des Kandidaten. Zahlbar in Raten, transparent kalkulierbar. Volle Kostenkontrolle von Anfang an, kein Interessenkonflikt bei der Gehaltsverhandlung. Der Berater empfiehlt den besten Kandidaten, weil er der beste ist. Sein Honorar bleibt gleich.
BECKER + PARTNER arbeitet mit Festhonorar. In über 5.000 Projekten seit 2002. Weil Mittelständler wissen wollen, was etwas kostet, bevor sie unterschreiben.
Woran erkennen Sie einen guten Headhunter?
Headhunter gibt es viele. Die Qualitätsunterschiede sind erheblich. Sieben Punkte, auf die Sie achten sollten.
- Branchenkenntnis. Versteht der Berater Ihr Geschäft? Kennt er die relevanten Spieler in Ihrem Markt? Kann er einschätzen, welche Kandidaten kulturell zu Ihrem Unternehmen passen und welche nur auf dem Papier gut aussehen? Ein Headhunter, der gestern Pharma beraten hat und morgen Maschinenbau berät, muss sehr gut sein. Oder er ist oberflächlich.
- Persönliche Durchführung. Führt der Berater die Direktansprache selbst? Oder telefoniert ein Berufseinsteiger die Zielfirmenliste ab? Bei Schlüsselpositionen sollte der erfahrene Berater den Erstkontakt übernehmen. Immer.
- Transparenz ist der dritte Punkt. Wie oft hören Sie vom Berater? Bekommen Sie laufend Statusberichte, oder müssen Sie nachfragen? Gute Berater kommunizieren proaktiv. Auch wenn es gerade nichts Neues gibt. Gerade dann.
- Nachweisbare Erfahrung. Was sagen frühere Auftraggeber? Gibt es dokumentierte Erfolge, prüfbare Zahlen, unabhängige Auszeichnungen? Skepsis ist hier angebracht, Vertrauen muss verdient sein.
- Ein klares Honorarmodell. Verstehen Sie, wofür Sie bezahlen? Ist alles transparent, oder finden sich Nebenkosten im Kleingedruckten?
- Regionale Reichweite. Bei Positionen im Mittelstand entscheidet oft die geographische Passung. Wer zieht für dieses Unternehmen nach Bensheim, nach Regensburg, nach Bielefeld? Ein Berater, der nur in einer Region Netzwerk hat, grenzt den Kandidatenkreis unnötig ein.
- Vielleicht am wichtigsten: kein Verkaufsdruck. Ein seriöser Headhunter drängt nicht auf schnelle Unterschriften. Er berät ehrlich, auch wenn das bedeutet, von einem Kandidaten abzuraten. Oder von sich selbst: Wenn die Position über eine Stellenanzeige besetzbar ist, sagt ein guter Berater das.
Ergänzende Infos finden Sie auch in unserem Artikel: Wenn der Headhunter zum Sparringspartner wird: Strategische Personalberatung für den Mittelstand.
Häufige Fragen zum Thema Headhunter
BECKER + PARTNER berät mittelständische Unternehmen seit 2002 bei der Besetzung von Schlüsselpositionen.
Über 5.000 abgeschlossene Projekte, Direktansprache als Kernmethode, Festhonorar ohne versteckte Kosten. Mehrfach ausgezeichnet von der WirtschaftsWoche als eine der besten Personalberatungen Deutschlands (2018, 2019, 2021 bis 2026).
Ihre Headhunter
