Personalberater
Aufgaben, Kosten und worauf es wirklich ankommt
Ein Geschäftsführer in Franken sucht einen neuen Leiter Einkauf. Elf Wochen Stellenanzeige, dreizehn Bewerbungen, keine brauchbar. Ein Bekannter rät ihm, einen Personalberater einzuschalten. Der Geschäftsführer zögert. Teuer, hat er gehört. Und manche sollen ja nur Lebensläufe weiterleiten.
So fängt es meistens an.
Was ist ein Personalberater?
Ein Personalberater findet Fach- und Führungskräfte für Unternehmen. Das wäre die Lexikon-Antwort. In Wirklichkeit fängt der Job an einer ganz anderen Stelle an.
Bevor ein Personalberater den ersten Kandidaten anruft, sitzt er beim Auftraggeber im Büro. Redet mit der Geschäftsführung, manchmal auch mit Abteilungsleitern. Will wissen, welche Konflikte auf dem Tisch liegen, wie geführt wird, was der Vorgänger falsch gemacht hat. Erst danach beginnt die Suche.
Die Berufsbezeichnung ist frei. Keine Prüfung, keine Kammer. Wer eine Visitenkarte drucken lässt, darf sich Personalberater nennen. Das klingt wie ein Problem. Ist es auch. Weil es die Qualitätsunterschiede in dieser Branche so groß macht.
Die Aufgaben eines Personalberaters
Die meisten Auftraggeber erwarten eine Kandidatenliste. Was sie bekommen sollten, geht weiter.
Am Anfang steht die Analyse der Position. Klingt banal. Aber erstaunlich viele Unternehmen definieren die Stelle vage und hoffen, der Berater macht das schon. Was soll der neue Vertriebsleiter konkret verändern? Welche Widerstände wird er vorfinden?
Erst danach beginnt die eigentliche Suche. Zielfirmen identifizieren, Kandidaten direkt ansprechen, Interviews führen, Qualifikation und Persönlichkeit abgleichen, Dossiers erstellen. Der Personalberater begleitet den gesamten Auswahlprozess bis zur Unterschrift.
Gute Personalberater bleiben auch danach dran. Die ersten Monate einer neuen Führungskraft sind entscheidend. Kleine Irritationen lassen sich früh auffangen. Wer erst nach einem halben Jahr hinschaut, findet oft ein Problem vor, das sich verselbständigt hat.
In vielen Mandaten kommen Aufgaben dazu, mit denen vorher keiner gerechnet hat. Eine Gehaltsstruktur, die am Markt vorbeigeht. Ein Anforderungsprofil, über das die Führungsebene intern noch gar nicht gesprochen hat. Oder die ehrliche Ansage, dass der Markt die Stelle so nicht hergibt.
Personalberater, Headhunter, Personalvermittler: was sie unterscheidet
Drei Begriffe, die ständig durcheinandergeraten.
Ein Personalvermittler arbeitet mit Kandidaten, die aktiv auf Stellensuche sind. Er schaltet Anzeigen, durchsucht Datenbanken, stellt Kontakte her. Die Stärke liegt im Volumen. Abgerechnet über Erfolgsprovision.
Ein Headhunter sucht gezielt nach Leuten, die in ihrer aktuellen Position gar nicht auf Stellensuche sind. Direktansprache ist sein Kerngeschäft. Er arbeitet projektbezogen, in der Regel exklusiv.
Ein Personalberater kann beides, bringt aber einen dritten Aspekt mit: Beratung. Er hinterfragt das Stellenprofil, analysiert die Führungsstruktur, gibt Einschätzungen, die über den reinen Lebenslauf hinausgehen.
Sauber trennen lassen sich die drei Rollen in der Praxis selten. Viele Personalberater nutzen Direktansprache als Hauptinstrument. Am Ende zählt, was geliefert wird: ein Stapel Bewerbungsunterlagen oder eine begründete Besetzungsempfehlung.
Was kostet ein Personalberater?
Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch.
Branchenüblich sind 25 bis 33 Prozent des Jahresgehalts der zu besetzenden Stelle. Drei Raten: bei Auftragserteilung, bei Kandidatenpräsentation, bei Vertragsabschluss. Die Idee ist Risikoteilung. In der Praxis heißt es: die Kosten fallen auch dann an, wenn die Suche sich hinzieht.
BECKER + PARTNER arbeitet mit Festhonorar. Der Betrag steht vor Projektstart fest und ändert sich nicht. Scheitert die Besetzung in der der vereinbarten Zeit, suchen wir ohne Mehrkosten nach.
Was selten jemand durchrechnet: ein Monat mit offener Schlüsselposition kostet ein mittelständisches Unternehmen 30.000 bis 100.000 Euro. Eine falsche Besetzung fällt oft erst nach einem halben Jahr auf. Die Kosten, die dann auflaufen, übersteigen jedes Beratungshonorar.
Wann lohnt sich ein Personalberater?
Schneller Test. Stellenanzeige geschaltet, 80 brauchbare Bewerbungen bekommen, fünf gute Gespräche geführt? Kein Personalberater nötig.
Die Realität bei den meisten mittelständischen Arbeitgebern sieht anders aus. Dreißig Bewerbungen, sieben passen vom Lebenslauf. Zwei tauchen tatsächlich zum Gespräch auf. Einer sagt kurzfristig ab. Die Stelle bleibt offen, oder man besetzt sie mit jemandem, von dem alle sagen, er passe „ganz gut". Acht Monate später stellt sich raus: ganz gut reicht nicht.
Ein Personalberater erreicht Kandidaten, die auf keinem Stellenportal aktiv sind. Leute, die in ihren Positionen fest sitzen. Die richtigen Argumente bringen solche Leute trotzdem zum Nachdenken.
Dazu kommt Distanz. Besetzungsentscheidungen im eigenen Haus laufen selten neutral ab. Es gibt immer Favoriten, Abteilungsinteressen, persönliche Verbindlichkeiten. Ein externer Personalberater bringt Nüchternheit mit, die intern schwer aufzubauen ist.
Personalberater im Mittelstand
Mittelständler kämpfen um dieselben Führungskräfte wie Konzerne. Beim Gehalt ziehen sie oft den Kürzeren. Dafür bieten sie, was kein Konzern nachbauen kann: kurze Entscheidungswege und echte Gestaltungsfreiheit.
Das Problem: diese Vorteile muss jemand erklären. Ein Familienunternehmen mit 200 Leuten in Süddeutschland hat keine Employer-Branding-Abteilung. Keinen Karrieremessestand. Der richtige Kandidat hat vom Unternehmen oft noch nie gehört.
Wer als Personalberater im Mittelstand arbeitet, braucht mehr als eine LinkedIn-Lizenz. Er muss die Sprache dieser Unternehmen sprechen. Ihre Geschwindigkeit kennen, ihre Entscheidungswege durchschauen. Und einem Kandidaten aus dem Konzern glaubhaft erklären können, warum 200 Mitarbeiter kein Rückschritt sind.
Bei BECKER + PARTNER machen wir seit 2002 wenig anderes. Industrieller Mittelstand, 50 bis 5.000 Mitarbeiter, 95 Prozent DACH. Über 5.000 abgeschlossene Projekte.
Wie wird man Personalberater?
Das Berufsbild ist offen. Kein Staatsexamen, kein Kammerzwang. Wer will, nennt sich so.
Woher kommen die Guten? Meistens aus der Wirtschaft. Ehemalige Vertriebsleiter, Personalmanagerinnen, Branchenspezialisten. Sie haben in Unternehmen gearbeitet, bevor sie angefangen haben, für Unternehmen zu suchen. Wie Firmen funktionieren, welche Führungskraft in welcher Situation aufgeht: das lernt niemand aus Büchern.
Studium in BWL, Psychologie oder Personalmanagement schadet nicht. Die IHK bietet eine Weiterbildung zur Fachkraft für Personalberatung und Personalvermittlung an. Fernkurse gibt es reichlich.
Den Blick für Persönlichkeit entwickelt man in der Praxis. Ob jemand zur Eigentümerstruktur passt, zum Team, zur Kultur: nach tausend Gesprächen sieht man das schneller als nach zehn. Wer selbst mal einen Vertrieb mit dreißig Leuten geleitet hat, erkennt im Bewerbungsgespräch schneller, ob jemand führen kann.
Woran erkennen Sie einen guten Personalberater?
Fünf Anhaltspunkte.
- Kommt der Berater zu Ihnen? Wer die Position am Telefon besprechen und dann „mal schauen" will, arbeitet oberflächlich. Ein guter Personalberater will Ihr Unternehmen sehen, Ihre Leute sprechen.
- Stellt er unbequeme Fragen? Wer das Anforderungsprofil kommentarlos übernimmt, berät nicht. Ist das Profil realistisch? Passt die Gehaltsvorstellung zum Markt?
- Transparenz. Wöchentliche Statusberichte zum Suchfortschritt gehören zum Handwerk. Wie viele angesprochen, wie viele interessiert, wo hakt es?
- Garantie. Kostenfreie Nachbesetzung bei Scheitern in der Probezeit sollte Standard sein. Wer das nicht zusagt, traut der eigenen Arbeit nicht.
- Erfahrung. Ein Personalberater mit zehn oder fünfzehn Jahren im Geschäft hat tausende Gespräche geführt. Kein Algorithmus ersetzt dieses Referenzsystem.
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