Neuer Job – Herausforderungen beim Onboarding für Arbeitnehmer & Arbeitgeber

Die Phase des Onboardings spielt eine große und wichtige Rolle, wenn Unternehmen frisch akquirierte Mitarbeiter in die Firma aufnehmen. Das Einarbeiten von neuen Kollegen ist die optimale Vorbereitung auf den späteren Berufsalltag – für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber. Warum die Onboarding-Phase so wichtig ist und welche Herausforderungen das Onboarding mit sich bringt, erklären wir nachfolgend.

Was bedeutet Onboarding?

Der Recruiting-Prozess ist abgeschlossen, Sie haben den passenden neuen Mitarbeiter gefunden und der Arbeitsvertrag ist unterschrieben. Nun sind beide Parteien gespannt, wie es weitergehen wird. Auf Seiten des frisch eingestellten Mitarbeiters werden sich in Verbindung mit dem neuen Job, Team und den neuen Gegebenheiten einige Fragen sammeln. Wie wird mein erster Arbeitstag aussehen? Was kommt auf mich zu? Was gehört zu meinem Aufgabengebiet? Wer sind meine neuen Mitarbeiter? Um diese Fragen zu klären und Unsicherheiten zu nehmen, wurde der Onboarding-Prozess entwickelt. Dieser beschreibt die systematische Eingliederung neuer Team-Mitglieder.

Herausforderungen meistern: Die 3 Phasen des Onboardings

Zu der systematischen Eingliederung gehört ein Plan und eine Vorstellung, wie dieser am besten durchgeführt werden sollte. Besitzen Unternehmen erst einmal so einen Plan, kann dieser jederzeit beliebig ergänzt und erweitert werden, wodurch Ihnen der Onboarding-Prozess immer leichter fallen wird. Um die Herausforderungen des Onboardings des neuen Mitarbeiters zu meistern, haben wir nachfolgend drei Phasen zusammengefasst, welche beim Einarbeiten nicht vernachlässigt werden sollten.

Phase 1 – Das Pre-Boarding

Sobald sich beide Parteien auf passende Konditionen geeinigt und den Arbeitsvertrag unterschrieben haben, folgt der sogenannte Pre-Boarding-Prozess. Dabei werden Kontaktinformationen für relevante Ansprechpartner, der Ablauf des ersten Arbeitstages und weitere wichtige Informationen ausgetauscht. Der neue Arbeitnehmer bekommt dadurch erste Fragen beantwortet, die Nervosität des Ungewissen wird ihm genommen und er fühlt sich besser vorbereitet. Arbeitnehmer bereiten in der Pre-Boarding-Phase den Arbeitsplatz des Neuankömmlings für einen unkomplizierten Start vor.

Phase 2 – Der erste Tag

Auch wenn der erste Arbeitstag für Unternehmen nicht so besonders ist, wird dem neuen Arbeitnehmer der Start in den neuen Job für immer im Gedächtnis bleiben. Daher ist es besonders wichtig, den ersten Tag so angenehm wie möglich zu gestalten. Dazu zählt beispielsweise eine freundliche Begrüßung, um das neue Team-Mitglied willkommen zu heißen und dafür zu sorgen, dass es sich gut im Team aufgenommen fühlt. Auch interne Prozesse in Verbindung mit den HR- und IT-Abteilungen sollten vorbereitet sein, um einen reibungslosen Ablauf zu garantieren. Das direkte und produktive Arbeiten ist ein wichtiger erster Schritt für neue Mitarbeiter, um das Onboarding und den ersten Tag am Arbeitsplatz positiv in Erinnerung zu behalten.

Phase 3 – Onboarding am Arbeitsplatz

Um die positiven Eindrücke weiter aufrecht zu erhalten, ist es wichtig, dass die soziale und fachliche Integration weiter vorangetrieben wird. Dieser eigentliche Onboarding-Prozess zieht sich vom ersten Arbeitstag bis zum Ende der Probezeit oder nach Ablauf des ersten Jahres im Unternehmen hin. Wichtig dabei ist, dass ein gut strukturierter Einarbeitungsplan existiert sowie Aufgaben und Ziele klar definiert werden. Auch regelmäßige Feedback-Gespräche helfen dabei, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer offen über Erwartungen und eventuelle Schwierigkeiten sprechen können. Sind diese Voraussetzungen gegeben, steht der optimalen Onboarding-Phase nichts mehr im Weg.

Die neueste Herausforderung: Digitales Onboarding

Besonders in Zeiten von Corona wird das Arbeitsleben immer mehr in die digitale Welt verlegt. So müssen auch immer mehr Unternehmen zu digitalen Alternativen greifen, wenn das Onboarding von neuen Mitarbeitern im Home-Office stattfindet.

Eine Studie ergab, dass mittlerweile jedes fünfte Unternehmen auf professionelles, digitales Onboarding setzt, um Mitarbeiter auch während des Lockdowns erfolgreich in das Firmenleben zu integrieren. Unternehmen werden kreativ und bieten Webinare zur Einarbeitung an oder erstellen digitale Pre-Boarding-Info-Mappen. Da persönliche Gespräche wegfallen, werden diese nun mit Videogesprächen ersetzt, um wichtige Fragen zu klären. Auch werden digitale „Get-Togethers“ organisiert, um neue Kollegen besser in das Team zu integrieren und den Team-Geist zu stärken. Eine weitere Studie ergab, dass zwei Drittel der Arbeitgeber den neuen Mitarbeitern einen persönlichen Mentor zur Seite stellen. Gerade die Kommunikation kann online durch Chats unnötig verkompliziert werden und so haben Neuankömmlinge stets einen Ansprechpartner.